Flessibilità e organizzazione: come essere produttivi senza stressarsi

Conoscete voi stessi

I metodi per organizzarsi ed essere produttivi non funzionano con tutti. Questo capita perché sono troppo rigidi e non pensati per esigenze diverse dalle persone che li condividono. Certamente è utile provarli per capire se fanno davvero per noi, però prima di questo, bisogna cercare di conoscersi bene per evitare di impazzire e finire con l'abbandonarli. Il miglior modo per farlo è porsi le giuste domande.  

Riflettete attentamente prima di rispondere: 

Siete attivi di più la mattina, il pomeriggio o la sera? 

Questa domanda serve per capire se si possono inserire nella To do list giornaliera più compiti da fare per la mattina, il pomeriggio o la sera. Spesso ci obblighiamo ad alzarci presto per guadagnare tempo, tuttavia se non siete persone mattiniere non solo subirete un forte stress, ma farete male o non riuscirete a svolgere le diverse incombenze. Può capitare che un giorno vi sentiate più attivi la mattina, in questo caso potete spostare le attività da fare. Se siete mattinieri, ma un giorno vi sentite stanchi, potete invece spostare le Tasks alla sera.  

Di quante ore di sonno avete bisogno?

Conviene staccare dai compiti da svolgere almeno un'ora prima di andare a dormire o non si riuscirà a riposare adeguatamente. Questo capita perché la nostra mente si attiva velocemente, ma si spegne lentamente, ha quindi bisogno di tempo per diminuire la sua attività. Scegliete quindi l'orario che preferite per andare a dormire, ma cercando di preservare le ore di sonno di cui avete bisogno. 

Quando avete del tempo per voi stessi?

Se la risposta è mai, avete un problema di organizzazione. Ogni giorno bisognerebbe ritagliarsi del tempo, anche solo dieci minuti fanno la differenza. Se proprio avete una giornata impegnativa potete usare la tecnica del pomodoro, ovvero prendervi una breve pausa ogni 25 minuti (il nome deriva dal timer della cucina che spesso ha la forma di un pomodoro). Basta anche solo distrarsi con piccole attività come fare un piccolo disegno, colorare, fare una breve passeggiata, una pulizia del viso o bersi una tisana, ma fatelo, è importante. Lo stesso vale per le ferie che vanno programmate specialmente nei periodi di lavoro più stressanti. Pensate sempre che rischiate un Burnout e che se vi capiterà finirete col perdere molte più ore e soldi rispetto al prendervi una pausa al momento opportuno. 

Quali sono i vostri obiettivi a lungo termine, gli impegni settimanali e quelli mensili?

Avere in mente gli obiettivi più grandi ci aiuta a comprendere i passi da fare per raggiungerli mensilmente e settimana dopo settimana. Una volte che li abbiamo scritti possiamo più facilmente comprendere la mole di lavoro e capire quando si necessita di riposo. 

Quando avete le ferie o dei giorni liberi?

Se si sa già quando si starà fermi si può fare in modo di dare la priorità agli impegni più importanti così che, nel caso non si riesca a fare tutto, si possano rimandare quelli meno importanti e in questo modo salvaguardare il riposo. 

Perché procrastinare e come farlo

Rimandare gli impegni meno importanti non è solo necessario per avere l'energia per concludere i più importanti, ma ci aiuta a capire se vale la pena farli. Infatti può capitare che li rimandiate più volte fino ad abbandonarli. Questo perché si può avere il desiderio di fare alcune cose sul momento e che poi non si sente più il bisogno di farle. L'importante è comprendere ed accettare che non possiamo fare tutto subito e che alcune cose sarebbe meglio depennarle direttamente dalla lista. 

Perché ci servono delle scadenze 

Avere scritto nero su bianco cosa dobbiamo fare ci aiuta a schiarirci le idee e a farci sentire lo stimolo per farle. Se non mettessimo per iscritto gli impegni e le attività da svolgere ci perderemmo nelle mille piccole azioni quotidiane. Senza scadenze finiremmo per rimandare all'infinito le cose per noi importanti da fare che però non abbiamo voglia di fare per insicurezza, perfezionismo o perché pensiamo prima agli altri che a noi. Per questo motivo esistono cose che non si possono rimandare e conviene creare una lista delle priorità suddivisa in sezioni. 

Un esempio di lista delle priorità può essere questo:

• Gli impegni familiari interscambiabili con quelli lavorativi, è sempre meglio occuparsene prima anche per una questione relativa alle preoccupazioni e ai legami affettivi che influenzano il lavoro
• Il lavoro specialmente i compiti a breve scadenza, poi quelli che possono essere svolti in un secondo momento
• Il tempo con voi stessi le passioni, la cura personale ecc.
• La casa le faccende domestiche spesso si possono rimandare, anzi a volte è necessario rimandarle per darci il tempo di occuparci di cose più importanti anche se bisogna comunque farle

Questo è uno schema approssimativo che serve come esempio. Un altro caso può essere quello di una persona che non riesce a lavorare in una stanza disordinata e che quindi dovrà dare la priorità alle faccende domestiche (come me, odio il disordine). Il succo è che deve essere un sistema basato sulle vostre esigenze e non sulle mie o sulle "cose che gli altri pensano siano importanti".

Chiedetevi sempre cosa è più importante per voi, cosa vi fa stare bene e cosa invece vi sentiti obbligati a fare. Quando riuscirete a trovare un equilibrio tra gli impegni e le cose che amate fare riuscirete a vivere del tempo di qualità senza trascurare gli altri, voi stessi o il vostro lavoro.